Tips og Triks for en ryddig reskontro

Å holde oversikt over alle forhåndsbetalingene man har til sine leverandører kan raskt bli en utfordring. Dette er noe vi ofte ser hos dere som benytter Visma Net med logistikkmodulen. Leverandører krever ofte forhåndsbetalinger for å starte produksjonen, og uten fortløpende oppfølging kan det raskt bli vanskelig å få kontroll.

Hvis det har samlet seg opp mange åpne forhåndsbetalinger, kan disse ryddes opp ved å gå til leverandørbetalinger under leverandørreskontroen. Her vil du finne en egen fane for forhåndsbetalinger, og ved å filtrere på statuskolonnen kan du se kun de forhåndsbetalingene som ennå ikke er matchet mot en faktura.

Men den beste løsningen er å behandle forhåndsbetalinger løpende når fakturaene bokføres. Denne muligheten må aktiveres under leverandørinnstillingene. Knappen for dette heter "Foreslå kreditnotaer og forhåndsbetalinger før oppdatering".

Når dette er aktivert, vil du ha muligheten til å matche forhåndsbetalinger og kreditnotaer direkte på fakturaen før den bokføres. Dette forenkler vedlikeholdet av en ryddig leverandørreskontro betydelig, og reduserer samtidig sannsynligheten for at fakturaer blir dobbeltbetalt. Du finner valgene mellom forhåndsbetalinger og kreditnotaer på fakturaen under betalingshistorikk.

For å gjøre jobben enklere bør du alltid skrive en referanse til fakturaen du betaler på dine forhåndsbetalinger. Kommentar gjerne også hvor stor andel av fakturaen du betaler, som f.eks. "Faktura 123 50%". Ikke glem å legg ved betalingsinformasjonen på forhåndsbetalingen. Da vil du enkelt kunne se hvilke forhåndsbetalinger som tilhører hvilken faktura.